Vedtekter

Vedtekter

-Foreningens lover og regler

 

 

Vedtekter for Theodor, Linjeforening for arkeologi, NTNU §§ 1-16 (Vedtatt 01.02.2016)

 

§ 1 Foreningens navn Foreningens navn er: Theodor, linjeforening for arkeologi, NTNU, og ble stiftet: 2013

 

§ 2 Formål Fremme sosiale og faglige relasjoner innen arkeologistudiet ved NTNU, Trondheim. Fokus på nettverksbygging og bygge sosiale relasjoner for Arkeologistudentene, samt fremme fagrelatert informasjon. Theodor ønsker også å samarbeide med andre organisasjoner, foreninger og lag innen Trondheim og omegnen. Styret kan velge om Theodor skal benytte seg av grasrotandel.

 

§ 3 Juridisk person Foreningen er selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.

 

§ 4 Medlemmer Alle som studerer ved NTNU kan bli medlemmer i foreningen ved innmelding. Personer som er ferdig med ordinært bachelor- eller masterløp og venter på opptak på master eller Ph.D har også mulighet til å melde seg inn i foreningen. For å registreres som medlem av foreningen må vedkommende betale årskontingent iht. §6. Andre som studerer Bachelor, Master og Ph.D i Arkeologi ved NTNU kan delta på foreningens offentlige arrangementer, men vil ikke ha samme privilegiene som betalende medlem. Foreningen forplikter seg til å fordele minst 50% av årskontingenten tilbake til de betalende medlemmene i form av privilegier, gjenstander eller arrangementer.

 

§ 4a. Utestenging og utvisning av medlemmer Dersom enkeltpersoner oppfører seg hensynsløst ovenfor andre medlemmer eller deltar i ulovlige aktiviteter kan foreningens styre utvise vedkommende fra foreningen.

 

Foreningen har nulltoleranse ovenfor:

 

a) Bruk og påvirkning av ulovlige rusmidler

 

b) Voldelig adferd

 

c) Mobbing, utfrysning og trakassering

 

Dersom a), b) eller c) forekommer vil vedkommende bli utestengt med umiddelbar virkning fram til styret har truffet en avgjørelse. Ved særlig grove tilfeller skal foreningen anmelde forholdet til nærmeste rettsinstans.

 

§ 4b. Opptaksrituale Opptaksritualet er foreningens eneste lukkede arrangement, og vil holdes én gang hvert år etter høstsemesterets årsmøte. Ritualets hovedtrekk skal holdes hemmelig ovenfor alle, både deltakere og utenforstående. Hvert vårsemester, etter årsmøtet, skal det utlyses et valg av en opptakskomité og holdes et høringsmøte for de betalende medlemmene. Ritualet kan avskaffes ved 2/3 flertall under ordinært årsmøte.

 

§ 5 Stemmerett og valgbarhet Alle medlemmer har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i foreningen.

 

§ 6 Kontingent Årskontingenten kan heves eller senkes etter styrets eget skjønn. Kontingenten kan f.om. 01.02.2016 ikke heves over 300. Dersom det blir foreslått å heve grensen kan dette vedtas med 2/3 flertall under ordinært årsmøte.

 

§ 7 Tillitsvalgtes godtgjørelse Tillitsvalgte kan motta refusjon for faktiske utgifter. Utgifter til refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av budsjett og regnskap. Tillitsvalgte kan få dekket utgifter som foreningen mener de har rett til å få dekket og er relevant for foreningen.

 

§ 8 Årsmøte I linjeforeningen Theodor har vi to årsmøter, som holdes innen to måneder fra starten av hvert semester (august/september og januar/februar) og er foreningens høyeste myndighet. På høstsemesterets årsmøte vil nytt styre bli valgt og meldt inn til brønnøysundregisteret. Årsmøtet innkalles av styret med minst 21 dagers forvarsel, direkte til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 14 dages før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest syv dager før årsmøtet.

 

Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Årsmøtet er et offentlig arrangement. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Ved stemmelikhet får Leder av Theodor dobbeltstemme. På årsmøtet kan man ikke behandle forslag om vedtektsendring som ikke er oppført på sakslisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med godkjenning av sakslisten.

 

§ 9 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av leder for Theodor eller et annet styremedlem når leder ikke er tilstedet. Ved valg av ny leder skjer overtagelsen etter at møtet er hevet.

 

§ 10 Stemmegivning på årsmøtet Alle vedtak som treffes med flertall stemmer, skal anses som gyldige. Valg av kandidater foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller ikke inneholder foreslåtte kandidater, skal anses som ugyldige, og vil ikke telle under opptelling. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de oppgitte stemmene, foretas et omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Dersom det er stemmelikhet ved omvalg, avgjøres valget ved loddtrekning.

 

§ 11 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal:

 

1. Behandle Theodors årsmelding

 

2. Behandle Theodors regnskap i revidert stand

 

3. Behandle innkomne forslag

 

4. Fastsette kontingent

 

5. Vedta Theodors budsjett

 

6. Velge: a) Leder / nestleder b) Styremedlem(mer)

 

7. Vedta arrangementsplan for kommende halvår

 

§ 12 Ekstraordinære årsmøter Ekstraordinære årsmøter holdes når styre bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles med minst syv dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

 

§ 13 Styret Foreningen ledes av et styre på minst fem personer og maks 15 personer. Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Hvert styremedlem sitter fra August til August og har rett til å stille til gjenvalg i samme eller annen stilling så lenge de studerer arkeologi ved NTNU. Vervet som styremedlem gjelder for ett år og kan fratredes om særskilte grunner foreligger, eller vedkommende har utpekt en etterfølger. Ledervervet varer i to år slik at kontinuitet i styret er sikret, det andre året degraderes leder til nestleder. Nestleder er det eneste vervet som ikke kan søkes av medlemmer. Grunnet masterstudiets oppbygning, skal bachelorstudenter prioriteres for ledervervet. Styret består av:

 

1. Leder

 

1. Nestleder

 

1. Økonomisjef

 

1. Arrangementssjef

 

1. Pr-sjef/webansvarlig

 

1. Sekretær

 

1. Faddersjef

 

4+. Årskullsrepresentanter

 

Styret velges i plenum på Årsmøte.

 

De følgene vervene sine arbeidsoppgaver og privilegier går ut på følgene:

 

Leder: Møteleder og hovedansvarlig for samarbeid med andre organisasjoner. Hovedansvarlig for alle foreningens aktiviteter og organisering. Leder skal delta på minst tre av foreningsmøtene til Dragvoll. Lederen har også dobbeltstemme ved stemmelikhet.

 

Nestleder: Rådgiver for leder. Skal delta på minst tre av foreningsmøtene til Dragvoll. Når lederen ikke er tilstede skal nestleder ta lederens ansvar og arbeidsoppgaver.

 

Økonomisjef: Utarbeide budsjett, holde styr på regnskapet og produsere regnskapsstatistikk. Ansvarlig for utsending av søknader om støtte og å holde oversikt over medlemslister. Avlegge månedlige rapporter av foreningens økonomi.

 

Arrangementsjef: Hovedansvar for arrangementer og delegering av oppgaver rundt arrangementer. Delegering kan gjøres til både styremeldlemmer og og andre medlemmer i Theodor. Kontakt mellom styret og gjesteforelesere, samt ansvar for gjennomføring av gjesteforelesninger.

 

Pr-/Websjef: Ansvarlig for Foreningens internettside, nettkontoer samt utgående informasjon fra styret. Skal holde foreningens sosiale medier oppdatert og sørge for at foreningen står fram i et godt lys utad.

 

Sekretær: Føre saksliste og referat på årsmøte og styremøte etter mal som settes av styret. Sekretær kan få tildelt andre skriveoppgaver fra alle styremedlemmer etter behov. Offentliggjøring av alle referater.

 

Årskullsrepresentant: En representant for hver av årskullene på arkeologi. På masternivå er det kun én representant for begge årene. Årskullrepresentantene har også ansvar for å formidle informasjon mellom styret og Theodors medlemmer. Sørge for at foreningen står fram i et godt lys utad, og øke engasjement.

 

Faddersjef: Hovedansvaret for fadderbarna i fadderuka. Være bindeledd mellom styret og faddere. Legge fram en detaljert plan over arrangementer og gjøremål for fadderuka. Kan delegere oppgaver til arrangementansvarlig.

 

Styret skal:

 

1. Iverksette årsmøtets bestemmelser.

 

2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.

 

3. Administrere og føre nødvendig kontroll med Theodors økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.

 

4. Representere Theodor utad.

 

5. Forberede og tilrettelegge saker til årsmøte.

 

Styret skal holde møte når lederen forlanger det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret fastslår en fast, månedlig møtedag og planlegger de tre neste møtene på starten av hvert semester. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt. Om et styremedlem må gå under møtet, skal dette avklares på starten av møtet. Alle styremedlemmer har rett til en attest etter fullført verv. Attesten skal beskrive styremedlemmets oppgaver slik de er omtalt ovenfor. Attesten skal ikke inneholde negativ omtale. Attesten signeres av leder og nestleder. Kan oppføres som referanse dersom det ønskes.

 

§ 14 Grupper /avdelinger/komiteer Theodor kan organiseres med avdelinger og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner eller av valgte styrer. Theodors årsmøte bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For avdelingers/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele Theodor, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere Theodor utad uten styrets godkjennelse. Grupper/avdelinger styrer seg selv og egen økonomi, men trenger godkjennelse fra styret for å disponere Theodor sitt navn og økonomiske midler. Må også forholde seg til styrets retningslinjer. Komite utarbeider og fremlegger forslag og planer som må godkjennes av styret i Theodor før de kan arbeide videre med dem og må forholde seg til styrets godkjenning og retningslinjer.

 

§ 14a. Fadderuka Foreningen forplikter seg til å opprette en faddergruppe og velge ut faddersjef hvert vårsemester. Faddergruppen kan bestå av minimum 10, eller maks 20 faddere. Alle studenter fra bachelor- og masterstudiet i arkeologi kan søke seg til faddergruppen. Fadderne velges representativt fra alle trinn. Betalende medlemmer skal prioriteres over ikkebetalende.

 

Fadderne skal sørge for at:

 

1. De selv blir kjent med de nye studentene

 

2. Ingen nye studenter faller utenfor

 

3. De nye studentene blir kjent med hverandre

 

4. De nye studentene blir kjent med linjeforeningen

 

5. De nye studentene blir kjent med skolen

 

6. De nye studentene blir kjent med Trondheim

 

7. De nye studentene har det gøy i fadderuken

 

Faddergruppen er underordnet faddersjefen, styret, foreningens vedtekter og NTNU. Senest tre dager før valget av faddere skal styret utgi et dokument som redegjør faddernes forpliktelser. Dette dokumentet skal signeres av samtlige faddere og faddersjef i plenum.

 

§ 15 Vedtektsendring Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

 

§ 16 Oppløsning (§ 16 kan ikke endres.) Oppløsning av Theodor kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt enstemmig, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av Theodor. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. § 15.

 

Linjeforeningen Theodor